Choć każde muzeum ma swoją specyfikę pracy i kulturę organizacji, można wskazać kilka podstawowych dopełniających się ról, które składają się na kompletny zespół wystawienniczy. W dużych przedsięwzięciach bywa, że za jedną rolą kryje się praca kilku czy nawet kilkunastu osób. W małych kilkuosobowych zespołach często ta sama osoba pełni kilka ról. W zespole pracującym nad stworzeniem nowej wystawy trudno się obejść bez ról Autora wystawy, Eksperta tematycznego, Projektanta i Producenta.

Autor wystawy
Autor zasadniczo reprezentuje perspektywę Odbiorcy. Jest to osoba, lub grupa osób, zaangażowana w tworzenie i realizację scenariusza wystawy (określenie odbiorcy, tematu wystawy i jej myśli przewodniej, wybór oraz interpretację prezentowanych eksponatów i treści, tworzenie pomysłów na przestrzenny rozkład udostępnianych eksponatów i treści, przygotowanie tekstów ekspozycyjnych, podpisów przy eksponatach oraz nadzór merytoryczny nad budową). Role pomocnicze dla Autora:
•    Ekspert tematyczny – stały (członek zespołu) lub punktowy (konsultacje) udział w pracy zespołu wystawienniczego;
•    Projektant – ścisła współpraca z Autorem nad aranżacją wnętrza zgodną z myślą przewodnią i treściami wystawy.

Ekspert tematyczny
Jest to znawca określonych tematów i zagadnień. Stopień zaangażowania Eksperta w prace zespołu może się wahać od udzielania punktowych konsultacji aż do stałej współpracy z Autorem wystawy. Warto rozdzielać rolę Autora wystawy od Eksperta tematycznego, gdyż Autor skupia się na perspektywie odbiorcy, tj. dba o formę i czytelność treści, która będzie uwzględniać potrzeby i możliwości percepcyjne konkretnych, wybranych grup odbiorców. Natomiast rolą Eksperta (np. historyka/historyka sztuki, archeologa, etnografa) jest przede wszystkim dzielenie się wiedzą i nadzór nad rzetelnością i merytoryczną poprawnością prezentowanych treści. Ekspert dostarcza Autorowi zweryfikowanych treści, natomiast Autor podejmuje się ich interpretacji na potrzeby odbiorcy.

Projektant
Osoba dbająca o plastyczną, estetyczną stronę przedsięwzięcia – od koncepcji wnętrza wystawy, stworzenia formy udostępniania eksponatów i treści na wystawie aż po jej identyfikację graficzną (ulotki, plakaty, materiały edukacyjne). W praktyce bywa, że rolę Projektanta pełni kilka osób, na przykład:
•    projektant wnętrz skupiający się na zaaranżowaniu przestrzennego tła oraz koncepcji udostępniania wybranych eksponatów i treści;
•    grafik opracowujący wszelkie komunikaty tekstowe (podpisy przy eksponatach, tablice promocyjne i informacyjne, druki edukacyjne i promocyjne).

Producent
Osoba odpowiedzialna za realizację wystawy. Zwykle dysponuje ona budżetem przedsięwzięcia (rozlicza faktury i zawiera umowy ze współpracownikami). Dba o terminową realizację kolejnych etapów prac od stworzenie koncepcji scenariusza, przez opracowywanie treści informacyjnych, aż po techniczne wykonanie wystawy. Może pełnić rolę koordynatora pracy zespołu składającego się z minimum trzech osób pracujących w roli Autora, Eksperta i Projektanta. W swojej pracy może korzystać z pomocy specjalistów, takich jak:
•    specjalista ds. przetargów i zamówień publicznych,
•    księgowy,
•    kierownik budowy,
•    specjalista do spraw technologii mobilnych (który jest również wsparciem Autora).